关于认真组织学习《办公室工作实务》的通知

 
　　　　关于认真组织学习《办公室工作实务》的通知
 
　　县直各部门、单位：
　　按照县直机关工委、县总工会、县人力资源和社会保障局《关于开展岗位练兵比武活动的实施方案》的要求，现将岗位练兵比武公共项目有关学习参考内容印发给你们，请组织本部门、单位全体干部职工认真学习。
 
　　附件：《办公室工作实务》
 
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　县直机关岗位练兵比武领导小组办公室                          
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　2014年4月24日
 
 
 
 
 
 
 
附件
 
办公室工作实务
 
第一章  机关公文处理工作
（一）公文的特性
（二）公文的种类
（三）公文的类型
（四）党政机关公文结构
（五）公文的起草思路
（六）党政机关公文的格式和内容
第二章  值班工作的程序和规范
（一）通知的办理
（二）值班记录
（三）来宾报告制度
（四）邀请领导同志参加会议活动申报制度
（五）请假报告制度
（六）需要注意的事项
第三章  会务工作的程序和规范
（一）会前工作
（二）会中服务
（三）会后工作
 
第一章  机关公文处理工作
 
在党政机关的日常工作中，一名工作人员公文写作能力的高低，已成为衡量其素质和水平的重要标准，一个部门公文处理水平的优劣，已成为其社会形象的重要标志。因此，能够熟悉和掌握公文写作的基本方法和技巧，无论对党政机关的一名工作人员提高工作质量和效率，还是对一个部门单位提高社会服务能力和水平来讲，都具有十分重要的现实意义。
 
第一节　公文的特性
 
公文是管理国家政务的重要工具之一，是一种独立的文体。具有下述特性：
一、公文具有鲜明的政治性
公文产生于阶级、国家出现之后，是统治阶级贯彻其指挥意志、行动意图的系统记录，直接反映国家政权的意向和阶级的根本利益。同时，代表一定阶级利益的国家政权和社会政治集团为了实行政治统治、社会和生产管理，必须制定一系列方针政策和法律法令。为了保证这一系列的方针政策和法律法令得到贯彻落实，需要采取一些具体的实施办法和措施，公文就是传达这些实施办法和措施的重要工具。所以，公文具有十分鲜明的政治色彩，它的内容都是表达统治阶级意志、代表统治阶级利益的。今天，各级党政机关发布的公文，与党和国家的政治事务密切相关，反映和维护人民的根本利益，是传达党和国家的方针、政策、法律、法令，坚持党的基本路线，推进改革开放的重要工具。
二、公文具有严肃的法定性
公文具有法定性，这主要表现在公文必须有法定的作者，即依法成立并能以自己的名义行使权利和承担义务的组织。各级党政机关、社会团体、企事业单位等，都是依据法律、条例、章程、决定、决议等建立和合法存在的，只有他们才具备作为公文法定作者的条件。公文就是这些党政机关单位根据自己的职能和权限制作发布的。公文主要以各级党政机关或以党政机关某一部门的名义发布，有时也以行政机关首长的名义发布，特别是国家重大法律法规的发布、对行政机关主要领导的任免令、任免通知等，多数以国家领导人或行政首长的名义发布。但应该明确，以领导个人名义发布的公文，并不是以他私人身份制作和发布公文，而是他代表其所在党政机关单位依法行使职权的表现。而领导人的职务，又是经过合法的选举和委任程序产生的，有其特殊的法律地位和作用。因此，不论是以党政机关或单位名义，还是以领导人个人名义制发的公文，都具有法定性，都必须按照规定的行文关系和处理程序进行处理。
三、公文具有特定的权威性
法定的作者在法定范围内行使职权制作和发布的公文，就具有法定的权威性。公文内容具有约束力是公文权威性的具体体现。一份公文，代表着它的制发行政机关的职权，反映与传达着制发党政机关对于某些事项所作出的决断和意见，同时也是人们理解、执行或处理公务的依据，其法定的权威性十分明显。譬如，一项“命令”宣布施行重大强制性行政措施，要求下属单位必须坚决执行；一项“决定”对重要事项或者重大行动作出安排，要求下级党政机关必须认真贯彻；一份“请示”请求上级党政领导机关就有关事项给予明确指示或批准。
四、公文具有对现实工作的指导性
公文是在现实工作中形成和使用的，目的在于推动现实工作。因此，它的作用有一定的时效性。没有一份公文是永远有效的。随着形势的发展、情况的变化以及制发党政机关本身的变革，旧的公文就会被新的公文所代替。一项工作一旦完成，在开展这项工作中形成并使用的公文的作用也随之结束。公文的使用寿命长短不等，没有统一的固定期限。有的公文时效很长，可以长达几十年，如法规性公文；有的公文时效很短，如某件具体事情的通知、会议纪要等，随着工作的结束，其效用也便结束了。
五、公文具有一定的规范体式
所有公文都具有一定的规范体式，即格式。这是公文区别于其他文章的重要标志。无论写记叙文还是议论文，都要求独出心裁，别具一格，而公文写作讲求格式规范，任何党政机关和单位必须执行党和国家规定的统一公文格式，不得另搞一套，自行其是。坚持公文格式规范化，可以维护公文的权威和庄严，同时保证公文处理及时、准确、安全，提高办事效率和质量。
 
第二节　公文的种类
 
公文的种类简称文种。按照不同属性，党政机关的公文种类大致包括规范性公文、法规和规章性公文和事务性公文。
一、规范性公文
规范性公文是党政机关在工作过程中形成的具有特定效力、法定效力和规范体式的公文，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
1．决议。用于会议讨论通过的重大决策事项。
2．决定。用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
3．命令（令）。用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。
4．公报。用于公布重要决定或者重大事项。
5．公告。用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
6．通告。用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
7．意见。用于对重要问题提出见解和处理办法。
8．通知。用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
9．通报。用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
10．报告。用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
11．请示。用于向上级机关请求指示、批准。
12．批复。用于答复下级机关请示事项。
13．议案。用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。
14．函。用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
15．纪要。用于记载会议主要情况和议定事项。
二、法规和规章性公文
1．办法。用于对某项工作或某一方面的活动做出具体安排或提出具体措施。
2．章程。用于党政机关、团体对本组织的性质、宗旨、任务、机构、组织成员及活动规则等做出明文规定。
3．细则。用于根据上级的有关规定或办法，结合本单位本部门的实际情况，制定出详细规则或做出补充性、辅助性说明。
4．规则。用于党政机关、社会团体和企事业单位管理具体事务时所作的具体规定。
5．规程。用于党政机关对内部机构、某项业务的性质、任务、工作程式，或某项工作、某项活动的实施过程、实施办法的规范、规定。
6．规范。用于党政机关单位按照有关工作任务的实施要求和科学规律而制定的规章性制度。
7．公约。用于党政机关工作人员（有时是他们的代表），在自觉自愿的基础上，经过充分酝酿制定的、共同遵守的行为准则和道德规范。
8．守则。用于制定党政机关工作人员的道德和行为规范，以及一些重要工作的具体操作规范。
9．制度。用于党政机关、企事业单位为加强对某项工作的管理而制定的，要求有关人员共同遵守的办事规程或行动准则。
三、日常事务性公文
1．计划。用于为了实现一定时期的目标决策而制定出总体和阶段的任务及其实施方法、步骤和措施。
2．规划。用于对总体的、未来的行动做出全面筹划、宏观决策和战略部署（包括对宏观的未来做出预见性的分析和判断），提出主观上预期达到的战略目标和达到这些目标的行动纲领。
3．工作安排。用于就某一内容单一的活动（工作）所制定的临时性的、时间较短的而且又比较具体、切实的工作计划。
4．工作要点。用于以简明的文字，扼要地反映某一单位一定时期内的工作计划的“要点”。
5．方案。用于对未来要做的一件事情做出具体谋划，具有较强的专业性、指导性的工作安排。
6．调查报告。用于对某一问题或某一事件调查研究后，将所得的材料和结论加以整理而写成的书面报告。
7．简报。用于向上级汇报工作、指导基层工作、反映和通报情况、交流经验。
8．总结。用于对前一阶段的工作或开展的一项活动，进行全面、系统的回顾、分析研究，从中找出经验教训，引出规律性的认识，指导今后工作。
9．汇报稿。用于下级机关向上级机关反映某项工作的某阶段的进展情况，或对于某项政策、法令、指示的贯彻执行情况时所使用的一种事务性公文，有时也用于向群众汇报情况，经常简化成汇报提纲的形式使用。
10．述职报告。用于党政领导干部依据自己的职务要求、就一定时期内的任期目标，向选举或任命机构、上级领导机关、主管部门以及本单位的干部群众，汇报自己履行岗位责任情况的书面报告。
11．提案。（人大称议案）用于提请党代会、人代会、政协会议讨论、处理的建议和意见。
12．开幕词。用于大型会议开幕式上有关党政领导干部对会议所作的开宗明义的短篇讲话。
13．闭幕词。用于党政机关、社会团体、企事业单位在会议即将闭幕时，由有关领导人或德高望重者向会议所作的总结性讲话。
14．讲话稿。用于领导人在会议、集会、媒体等特定的公众场面上当众进行宣讲时所使用的一种公文文种。
 
第三节  公文的类型
 
给公文划分类型，除按使用范围可以分为事务性公文和专用公文两种类型外，还有许多分类方法，常见的有：
一、按公文的传递方向分：可分为上行文、平行文、下行文三种类型
（一）上行文
上行文是指下级党政机关向上级领导党政机关呈送的各类公文，如请示、报告等。上行文一般要求逐级行文，即按照中共中央办公厅中办发〔2012〕14号文件规定，“行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文”，即下级党政机关只向直接主管的上级领导党政机关行文，特殊情况下才可越级行文，但应当同时抄送被越过的机关。
（二）平行文
平行文是指平行党政机关或没有隶属关系的党政机关之间往来的各类公文，如通知、议案、函等。平行的党政机关、社会团体、企事业单位之间，不管属于什么地区和系统，只要有公务需要联系，都可以根据实际情况，以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项，也可以使用通知。
（三）下行文
下行文是指上级党政机关向所属下级党政机关发送的各类公文，如命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、批复等。下行文可以逐级行文，即上级党政机关只把公文下发到直属的下一级党政机关；也可以多级行文，即上级党政机关对其领导范围内的下级党政机关同时在一份公文中下发到两个层次以上；还可以直接发送到人民群众，即上级领导党政机关通过登报、张贴、广播电视、网络传送等形式，直接向广大人民群众行文。
上行文、平行文、下行文都可以是同级党委、政府或同级党委、政府所属各部门及上级党委、政府部门与下一级党委、政府联合行文；也可以是党委与同级政府和军队机关联合行文；还可以是党委、政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位联合行文。
二、按公文性质分：可分为规定性公文、指导性公文、公布性公文、商洽性公文、计划性公文五种类型
（一）规定性公文
规定性公文是指党政机关对某项具体工作或行动作出直接、明确、规范要求的具有约束力的公文。如规定、规则、办法、意见等。规定性公文以行文的针对性、使用的普遍性为显著特点，即都是针对国家事务和社会生活中出现的带有倾向性的问题、需要规范和约束的事务而制定的，内容以说明为主，多用肯定语气，简明扼要。
（二）指导性公文
指导性公文是指党政机关对下级党政机关布置工作、阐明工作活动的指导原则、方法和措施时使用的公文，如意见、批复、通知等。指导性公文是下级党政机关开展和安排工作的依据，也是上级党政机关解决问题和指导工作的手段。它直接体现上级党政机关的意见，反映上级党政机关的意图，内容明确具体，语言精练确切，带有一定的强制性。
（三）公布性公文
公布性公文是指党政机关向有关方面或广大群众公布应当普遍遵守或广泛知照事项时使用的公文。如公告、通告等。公布性公文一般没有具体的受文对象，主要以登报、广播、电视、网络和张贴等形式发布，范围广泛，语言庄重，用语严谨，简明易懂。
（四）商洽性公文
商洽性公文是指不相隶属党政机关或单位之间相互商洽工作、询问或答复问题，向有关主管部门请求批准有关事项等使用的公文，如函等。商洽性公文以其灵活简便而深受各党政机关、部队、团体、企事业单位青睐，也以其具有广泛的用途而深受“器重”，所以使用频率极高。
（五）计划性公文
计划性公文是指党政机关对一定时期内的工作事先进行筹划安排所形成的公文，如规划、计划、方案、要点等。计划性公文在内容上一般重点突出、目标明确、任务具体、要求可行、措施得当，并且具有预设性、针对性、指导性等特点。
三、按公文内容秘密程度分：可分为绝密公文、机密公文、秘密公文
（一）绝密公文
绝密公文是涉及党和国家最重要秘密的公文，泄露会使党和国家的安全和利益遭受特别严重的损害。
（二）机密公文
机密公文是涉及党和国家重要秘密的公文，泄露会使党和国家的安全和利益遭受严重的损害。
（三）秘密公文
秘密公文是涉及党和国家一般秘密的公文，泄露会使党和国家的安全和利益遭受损害。
四、按公文的紧急程度、承办时限要求分：可分为“特急”、“急件”，其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”
（一）特提公文
特提公文是指事情特别重大、特殊紧急，需要打破常规，随到随优先迅速传递处理的公文。特提公文是国务院为电报特设的公文文种，强调其在公文处理中的特殊性。
（二）特急公文
特急公文是指事情特别紧急，情况特别突然，内容特别重要，需迅速传递办理的公文。特急件是发文党政机关对受文党政机关处理时限要求紧迫的公文，它要求在安全、保密的前提下，把承办时间压缩到最低限度。
（三）加急公文
加急公文是指内容很重要、情况很紧急，需要马上传递办理的公文，如公文中的“加急”件，电报中的“加急”件等。加急、公文在紧急程度上仅次于特急公文，受文党政机关在处理中也要求争分夺秒，以免延误时间。
（四）平急公文
平急公文是指内容比较重要、情况比较紧急、应该及时传递办理的公文，如公文中的“急件”，电报中的“平急”件等。平急公文虽然在急缓程度上比特提件、特急件、加急件差一些，但时限要求也很急，切不可掉以轻心。
五、按公文的信息表达形式分：可分为文件式公文、表格式公文、图形式公文
（一）文件式公文
文件式公文是指通篇以文字为信息表达形式且文字较多的公文，如通知、请示、报告等。文件式公文是公文中的主要形式。
（二）表格式公文
表格式公文是指对部分规定程序明确的项目用表格作为信息表达形式的公文，如呈报表、审批表等。表格式公文对简化手续、方便工作、减少公文十分有利，而且在某些方面较之文件式公文更直观、更具体。但现实工作中“表格”往往作为正式公文的附件出现。
（三）图形式公文
图形式公文是指以图形为信息表达形式的公文。
六、按公文载体材料分：可分为纸质公文、磁介质公文、电子公文
（一）纸质公文
纸质公文是指外在形式以各种纸张、纸版为载体的公文。纸质公文是沿用时间最长、使用最普遍的公文。
（二）磁介质公文
磁介质公文是指外在形式以光盘、U盘等含有磁性的材料作为载体的公文。磁介质公文是近年来随着科技革命的发展而被采用的一种公文载体。
（三）电子公文
电子公文是指在计算机系统中形成、处理、传输和存储的电子文件。电子公文不同于电子杂志、电子书籍、电子广告等电子信息，它直接参与公务活动，并成为公务活动的组成部分或重要工具。电子公文在迅速取代纸质公文，甚至可能替代新生磁介质公文。
 
第四节  党政机关公文结构
 
公文结构是指公文内容的组合和构造，换句话说，也就是如何按照主题的需要，安排材料、组织成文的方式，比如全文分哪几个部分，每部分安排哪些内容，怎么使公文首尾一致，形成一个有机整体，等等。
公文结构，是作者的构思在所制作的公文中的具体体现，是公文写作活动内部的组织构造。结构安排合理，公文的材料、观点等因素才能在一篇公文中得到有机的统一，成为一个坚实严密的整体。而结构安排不当的公文，往往整体感不强，各部分之间比例不当，缺少必要的内在联系，中心不突出，逻辑性不强。结构的好坏实质上是公文的作者构思水平高低的直接反映。一般说来，作者的思维水平、构思水平高，公文的结构就严谨合理，作者的认识水平低，公文的结构也就不可能合理而有力。
公文的结构和基本内容，与其他文种相比，具有自己独特的特点。认识公文的结构和基本内容，有利于提高阅读和写作能力。合理安排公文的写作结构，可以使公文内容进一步条理化；同时可以使公文形成一个严密的整体，使公文各部分内容有机地联系在一起，并使公文主题的统帅作用通过材料的巧妙组织、层次的巧妙布局、内容的详略处理很好地体现出来。一篇成功的公文，除了丰富、深刻的内容之外，还必须有完善的结构形式，两者缺一不可。公文和其他文体一样，结构内容包括开头和结尾、层次和段落、过渡和照应等，安排结构就是在总体结构思路的指导下，组织安排好这些环节，构成相互紧密联系的有机整体，组成条理清晰、前后连贯、首尾圆合的篇章形式。
一、公文的开头和结尾
（一）开头
开头是公文正文部分的起点和入笔处，又称导语，用以唤起读者注意，引导阅读。好的开头，不仅是全文思路展开的关键，而且能显示出事物发展的内在脉络，为全文定下“基调”。开头写好了，能突出主题，把读者紧紧抓住，又可以对下文的展示起“导向”的作用。开头要开门见山，一般都用直叙形式。公文的导语中要表达的主要内容是：发这个公文的目的，公文所针对的实际情况，制发该公文的重要性和必要性，公文所要解决的问题，公文的指导思想或主要内容。
公文开头没有一成不变的写作规范体式，由于文种不同，内容不同，作者的修养不同，写法也各不相同。但无论哪一类文种，无论什么内容，在写开头的时候，都要考虑紧扣主题、吸引读者。最常见的公文开头、大致有以下几种：
1．起因式开头。一开始先讲问题的缘起，即为什么要写这篇公文，一般使用“由于……”、“鉴于……”或“随着……”等开头。
2．目的式开头。开宗明义、第一句就说明本文目的，一般使用“为了……”、“为……”。
3．根据式开头。一开始先说明制作公文的依据，多用“根据”、“遵照”、“按照”等开头，即根据某公文要求，遵照上级某指示精神，按照某会议的决定等。
4．时间式开头。一开始先点明某事、某情况的时间。有的是一开始直接写年、月、日，有的是用“近日来”、“近来”、“最近”等比较模糊的时间开头，有的则用“……之后”句式开头。
5．引文式开头。一开始先引用公文或领导指示中的一段话作为引子或点明主题。
6．事情式开头。即一开头就把事件、情况简明扼要地介绍清楚。
以上6种开头方式，是仅就一般情况而言的，并不是规定的公式。除此以外，还有各种方式的开头。不论采用什么方式，都要根据内容的需要，只要能服从主题，引出主题，吸引读者，就是好的开头。但是就公文的种类而言，不同的公文也都有相应的习惯性的开头。比如请示，一般应首先陈述请示的原因、理由；通知一般是以“根据……”、“兹定于……”等开头。布告则是先说明发布告的原因、依据和目的。会议纪要的开头则有比较固定的格式，即依次写出会议时间、地点、主持者、出席者、列席者，有的座谈会纪要还要写明开会的原因和目的。批转、批复等多用“引文式开头”。会议简报多是“时间式开头”。调查报告开头使用最多的是先介绍调查对象的基本情况，有的也用议论开头，等等。总之，公文的开头都离不开根据、目的、原因、事件、时间等要素。至于用什么开头效果更好，的确是应该动一番脑子的。
（二）结尾
公文的结尾，又称结语，用以维护公文的完整性，使读者深刻理解作者的意图，为准确而有效地处理公文奠定基础，同时，也防止在正文之后被添加伪造。结尾通常采用下述形式：
结尾是全文的收束和结局。古人称为“收笔”。结尾和开头一样，在公文中具有重要的作用。好的结尾能让人加深印象，提高认识。从形式上说，有了结尾，公文才完美。公文中的结尾也是多种多样的，常用的有如下几种：
1．总结式结尾。在结尾部分对全文作出总结，概括与深化主题，帮助读者进一步理解全文。调查报告使用较多的结尾有：总结性写出报告的主要观点，如《湖南农民运动考察报告》在讲完了14件大事之后，有一段总述：“总上14件事，都是农民在农会领导下做出来的。就其基本的精神说来，就其革命意义说来，请读者想一想，哪一件不好”。接着揭露和批驳了蒋介石和国民党反动派对农民运动的恐惧和攻击，起到总结作用。
2．号召式结尾。在结尾部分提出希望，发出号召，鼓舞斗志。如《国务院中央军委关于授予丁晓兵同志“保持英雄本色的忠诚卫士”荣誉称号的命令》（国函〔2006〕126号），在介绍了丁晓兵同志的事迹之后，于结尾处写道：“丁晓兵同志是践行‘三个代表’重要思想和落实科学发展观的楷模，是保持共产党员先进性的典范。国务院、中央军委号召全体公安民警、武警官兵和全军指战员向丁晓兵同志学习，学习他爱党爱国、永葆党和人民忠诚卫士本色的崇高品质，坚决听党话，始终跟党走；学习他战时舍身、平时忘我的崇高思想境界，努力实践我军宗旨，自觉为祖国和人民的利益不懈奋斗；学习他心系基层、情注士兵的高尚情操，坚持为基层官兵做好事、办实事、解难事；学习他自强不息、奋发有为的进取精神，立足本职岗位争先创优、建功立业。广大官兵要以丁晓兵同志为榜样，高举邓小平理论和‘三个代表’重要思想伟大旗帜，牢固树立和落实科学发展观，爱岗敬业，无私奉献，为构建社会主义和谐社会，更好地履行新世纪新阶段我军历史使命而努力奋斗！”
3．展望式结尾。如2010年新年前夕，国家主席胡锦涛通过中国国际广播电台、中央人民广播电台、中央电视台，发表了题为《共创世界和平与发展的美好未来》的讲话，结尾是“此时此刻，在我们共同生活的这个星球上，还有不少民众正蒙受着战争、贫穷、疾病、自然灾害等苦难的煎熬。中国人民深切同情他们的不幸境遇，将一如既往向他们提供力所能及的帮助。我相信，经过世界各国人民不懈努力，世界文明必将不断发展、人类福祉必将不断增进。2010年，以‘城市，让生活更美好’为主题的世界博览会将在中国上海举行。我们热忱欢迎五大洲的朋友们共襄这一盛举，共同谱写增进相互了解和友谊的新篇章，最后，我从北京祝大家在新的一年里幸福安康！”
4．专用式结尾。有些公文的结尾写法较为固定、规范，不得随意更换其他内容。比如请示结尾要提出肯定式要求，多用“以上请示是否妥当，请批复”、“当否，请指示”等。又如规章性公文规定的结尾“本办法自发布之日起施行”，“本规定自发布之日起执行，原某某公文同时废止”。再如意见和决定的结尾，一般要提出落实的要求，如“望各地各部门贯彻执行”、“把落实情况尽快上报”等。许多公文结尾还可以套用“特此+文种”的句式，如“特此报告（批复、函复、通知、函告……）”等等。
结尾的方式有多种，具体选用哪一种，也要根据实际情况而定。需要注意的是公文要善始善终，结尾部分既不能草草收场、敷衍了事，也不能当断不断、画蛇添足、拖泥带水。要做到简洁有力，恰到好处。用哪种写法，要依照公文的具体内容和体裁来定。务求同整篇公文协调，切忌故作姿态，堆砌空话废话。
二、公文的层次和段落
（一）层次
所谓层次，又叫意义段，结构段，是公文在表达主题过程中形成的相对完整的思想内容单位，也是结构的基本单位。它体现了公文内容的表现次序，体现了公文内容相互间的逻辑联系，它是事物发展的阶段性、客观矛盾的各个侧面以及人们认识和表达问题的思维进程在公文中的一个反映，也体现着作者在写作公文时思想展开的步骤。
层次和段落的关系是：在一般情况下，层次大于段落，一个层次是由几个段落组成；有时，层次等于段落，一个段落就是一个层次，也有的公文因其简短，全篇只有一个自然段，如各种条据、启事、简单的通知等。
层次的划分是有其客观依据的，有时按照事物发展的时间来安排层次，有时根据事物的空间来安排层次，有时按照事物的功能和特征的主次来安排层次，有时按照公文的逻辑联系来安排层次。比如写“请示”，首先，请示的缘由是一个层次，其次，请示中要求上级给予解决问题的部分又是一个层次，最后是结束语。具体如何安排层次，应根据不同种类的公文的内容来决定。
公文层次，是公文思想内容展开的次序，是公文中表达思想内容的“意义单元”或“逻辑环节”。它是事物发展的阶段性、矛盾的各个方面，以及写作主体认识事物、事理和构思公文的思路进程在公文中的反映。公文层次在思想内容上有其相对独立性，在公文内容的展开顺序中又有一定的稳定性，在前后层次的联系上还有内在的逻辑性。因此，在安排公文层次时要根据事物的发展过程、思维活动的进程和表现主题的顺序，着眼于事物的内部联系。这样，写作主体才能清楚地宣事明理、表情达意，才能收到层次清楚、段落分明的效果，读者才能清晰明确地理解思想内容。在安排层次中绝不能仅凭主现意志，采用形式主义的方法，只按事物发展的外部标志来排列公文的内容，否则，本来完整的内容要遭到割裂，本来有序的事物被弄得混乱，层次绝不会清楚。公文的层次安排，内容丰富，形式很多，篇章较长的公文层次往往采用总分、并列、递进、因果和连贯等方式。
1．总分式。总分式也叫主从式，就是构成公文的全部层次中，先从总体上概括内容，然后再具体分述；或先提出总的观点、主张，然后再具体说明。总和分的关系是总说为主，分说为从，总说的层次统领分说的层次，分说的层次是对总说层次的演绎和阐释，并为总的层次服务。这种方式在简报、调查报告、总结、计划、通报、报告中多以先概述后分述的形式出现。在命令、决定、通知、通告等公文中多是先交代观点，而后具体陈述主张和办法。
2．并列式。这种安排层次的方式是从横向逻辑联系入手，把材料按其性质归类，组成层次，分别从不同方面对问题加以说明，各个层次表现为平等并列关系，以其内在联系构成有序的完整篇章。公文多用分条列项的方式表述既有联系又各不相同的内容，形成并列式层次。条例、规定、办法、细则、计划等多为这种层次。
3．递进式。这是按照内容逐层推进，层层加深而安排层次的一种方式，层次之间为一层深似一层的递进关系。公文命令、决定、决议、请示、报告、调查报告等有时采用这种方式。
4．因果式。这是以分析事物形成和发展的原因、结果为线索安排层次的一种方式，层次间为因果关系。其中有的先说因，后说果，有的则先交代结果，后分析原因。
5．连贯式。这是按照事物发展的自然顺序安排层次的一种方式，其中有的以时间的先后为序排列，有的以事件发展的前后进程排列，有的以空间的前后转换排列，有的以认识的过程排列。公文采用这种方式以时序的推进为多。简报、报告、会议纪要等常用这种方式。这些安排层次的方式有的是单独使用，有的则交叉使用，需根据写作的具体实际而走，不应一概而论。
（二）段落
所谓段落是指公文中的一个个自然段，它是公文中最小的可以独立的意义单位。在内容上，它是同属于一个中心思想的一些句子的连接，是小于篇、大于句子的一个完整的结构单位；在形式上，段落有换行的明显标志。段落是构成简章的基本单位，是思路展开的具体步骤，是表达思想内容时由于间歇、转折、强调所产生的文字停顿。段落能够使行文条理，使层次之间的意思承接得更紧密、更自然，帮助读者更好地理解公文的思想内容。
层次和段落既有联系也有区别。层次作为内容展开的次序，要借助一定的段落才能显现；段落作为表达层次的形式和手段，要体现一定层次。但是，层次着重于思想内容的相对完整性，靠其内在逻辑性来划分；段落则着眼于文字表达的阶段性，以语言的间歇停顿来显示。因此，层次往往大于段落，一个层次包括几段，当然，也有层次和段落一致的，叫篇段合一。篇段合一的公文，层次小于段落。
组织段落既要注意内容的单一性、完整性，也要注意段与段的连贯与和谐。即一个段落只能表达一个中心意思，一个中心意思必须在一个段落里表达完全；段与段既要有内在联系，也要有必要的外部衔接，使用恰当的关联词，力求句子与句子的关系明确，段与段前后照应、联系紧密，而且每个段落的长短在不妨碍意思表达的前提下，力求匀称、适度，使公文成为完整、和谐的有机整体。
公文的组段情况在前面结构类型中己作了介绍，不再重复。
三、公文的过渡和照应
（一）过渡
所谓过渡是指层次和段落之间的衔接与转换。过渡犹如桥梁，在公文中起着承上启下、穿针引线的作用，使全文内容组织严密，浑然一体。在以下两种情况下一般需要过渡：
（1）公文内容由一层转入另一层时。如领导讲话稿在开头导语常常这样讲：“根据县委研究的意见，我讲以下几个问题。”
（2）表达方式变化时。如有的调查报告在议论转为叙述时，常用这样一个过渡句：“事情经过是这样的”。
在由总述到分述，由分述到总述的变化时，往往也用过渡性的语句，如“调查报告”中第一段总述后常用“现将调查结果归述如下”；“通知”中“现将有关事项通知如下”，还有“鉴于此”、“综上所述”等。过渡语词的运用使公文浑然一体，增强了逻辑性。过渡在有些公文中不明显，因各层次、各段落之间的联系本来就很紧凑，不加过渡词、句，转折的意思也很明显，则称为自然过渡。
过渡，是上下文之间、两种不同意思的衔接和转换，是把有所间隔、有所转折的层次、段落联系在一起的环节，起承上启下作用。在公文中常常用“因此、为此、特此、总之、但是、综上所述、由此可见”等关联词语，或附在上段之后，或附在下段开头，起桥梁作用，使其意脉畅通，浑然一体。有些公文，也用过渡段连接上下文，但往往是用提示性的句子或设问句独立成段，引起下文。如调查报告一般先交代调查对象的基本情况，紧接着交代基本做法经验，在两层意思之间，公文用“他们的基本经验是”独立段连接，承上启下，转折自然柔和。
（二）照应
照应，就是前后照顾，互相呼应。前边提到的问题，后边要有交代，有着落；后边要写的内容，前边有暗示，有招呼。照应是使内容周密、线索清晰、结构严谨、意思连贯的重要手段，因此安排整体结构时要瞻前顾后，全面考虑，不能顾此失彼，丢三落四，否则会使公文漏洞百出，“缺苗断垄”。公文常用的照应手法有以下几种：
首尾照应。即开头说的话，结尾再反复，再强调。但它不是单纯的重复，而是内容的深化，意义的强调，因此往往是前有观点、情况，后有结论出现。如《国务院关于试行社会保险基金预算的意见》（国发〔2010〕2号）开头是“为加强社会保险基金管理，规范社会保险基金收支行为，明确政府责任，促进经济社会协调发展，国务院决定试行社会保险基金预算。现就有关问题提出以下意见”，结尾是“建立社会保险基金预算，是完善社会保险基金管理的一项重大制度建设，涉及面广，政策性强。各级人民政府要充分认识建立社会保险基金预算制度的重大意义，高度重视，加强领导，精心组织。财政、人力资源社会保障等部门要认真执行社会保险基金预算的各项制度和办法，积极配合，确保试行社会保险基金预算工作的顺利开展；同时，在基金预算编制过程中加强与有关部门的信息交流和沟通，逐步建立健全社会保险基金预决算信息公开制度。”这就是前后响应，顺理成章。
前后照应。即行义的上下、内容的前后，互相照顾，彼此呼应。在公文中往往表现为概括和具体、问题和结论的前后呼应。如《教育部关于贯彻落实〈国务院办公厅关于进一步做好甲型H1N1流感疫情防控工作的通知〉的意见》（教体艺〔2009〕9号）开头就摆出问题：“目前，甲型H1N1流感疫情在全球持续快速蔓延，我国疫情呈现增速发展趋势，本土病例持续增多，聚集性疫情明显增加，重症病例连续出现。”接着指出目的“为认真贯彻落实国务院会议及《通知》精神，做好教育系统甲型H1N1流感防控工作，保障广大师生员工的身体健康和生命安全，维护学校正常教育教学秩序，现就进一步加强学校甲型H1N1流感防控工作提出以下意见”，然后提出具体意见：“一、提高认识，高度重视……二、加强领导，完善机制……三、科学应对，有效防控……四、加强督察，促进落实……”，这样使前后照应紧凑，逻辑性很强。
题文照应。即公文的内容同标题照应。公文，特别是规范性公文，写作要求比较规范，大部分是标题概括基本内容，或者是标题揭示主题，如《国务院关于实行公民身份号码制度的决定》（见《国务院公报》1999年第31号），标题概括“决定”内容，题文照应，完全一致。也有的是标题“点睛”，揭破题旨，一般适用于调查报告一类公文的题目，如《打开宝岛的“金钥匙”在哪里？——关于长岛县开发建设的调查》。需要指出的是，过渡和照应作为贯通意脉、严密结构的手法，在全部结构内容中起辅助作用，尤其在公文中并非必不可少。许多公文是靠内容的内在联系组合在一起的，因此不可刻意要求，否则会破坏结构的严密性和内容的周延性。
过渡和照应是结构中不可忽视的问题，它们像桥梁、似软件，使公文上下勾联，气势贯通，浑然一体，因此要好好学习和掌握。
 
第五节　公文的起草思路
 
一、思路的作用和原则
公文思路，就是作者构思公文时，有规律、有条理、有方向、连贯的思维过程的“路线”。由于人们的思想观念、生活经历、文化素质、才情禀赋各不相同，写作目的和对文体的认识掌握存在差异，对问题的思考方法、习惯也有所区别，这些情况反映到公文里，就表现为公文的不同思路和形态。张志公先生在《怎样锻炼思路》中说：“思路，这是关于公文结构的最根本的东西。”思路是形成结构的基础。也可以说，思路是公文的脉络。而结构是思路的外在表现，或是思路的物化。为了完整严谨、条理清楚地组织公文的结构，准确、明显地表达思想，就要先把思路理清理顺。公文，要求作者能将思路非常清晰、缜密地表现出来。如果说，思路中包含着思想，那么，要想写好公文，首先必须理清理顺思路。
（一）注重整体
思路既然是对公文的整体设计，就要“注意整篇文章、整篇讲话的结构”（《毛泽东选集》第五卷，第217页）。这个整体，包含着思路的每一个环节。尽管每个环节的思考时间可能有长有短，下的工夫可能有多有少，但考虑每个环节时要服从于整体的思路，思路过程应该是系统的、综合的，而不是零散的，每个环节是互相联系、交汇的，而不是彼此割裂、分散的。要通过思路形成公文设计的总体意识，否则提笔行文时就可能顾此失彼，东拼西凑，缺乏中心，杂乱堆砌，文气不畅，不能形成内容、形式的整体美感。
（二）开阔视野
公文虽然多是受命作文，写作的任务、目标也比较明确，但作者亦不能成为写作机器，而要发挥主观能动性，努力提高写作质量。这就要求构思时开阔视野，积极思维，多方联想。要联系所反映的公务活动，环顾左右，瞻前顾后，周密地考虑问题。只有这样，才能通过思路把公文写得更好，对工作更有指导意义；写得更新颖，增强可读性，对读者更有吸引力。
（三）一以贯之
对于公文来说，其结构与作者或者党政机关领导的思想，更是相对应或相统一的。在一篇公文中，发文机关要求什么、要求做什么、怎么做这一类问题，都必须符合逻辑、符合时空地在结构中得到反映，始终围绕一个中心、一个主题安排结构，如果公文结构杂乱无章，则表明作者的思路杂乱不清；如果公文结构不严谨不清楚，则表明作者的思路不缜密、不清晰。
二、思路的方式
思路的方式因人、因文而异。公文的思路通常用以下几种方法。
（一）腹稿法
作者在头脑中把公文的立意、选材、结构甚至各种细节反复琢磨，考虑成熟，把公文的大体轮廓设想好，等到觉得思路成熟了，才提笔行文。这实际上是不见诸文字的提纲。篇幅较短的公文可采用此法。篇幅长、内容多的公文若采用这种方法思路，难度就比较大，需要有较强的思维力、记忆力和驾驭语言的能力。
（二）随想法
作者依据公文题目和写作意图，纵横捭阖地发散思维，随时把思考的要点记录下来，边想边记，不求系统完整，然后围绕中心，对记录的零乱的条目进行整理、分析、归纳，进行集束思维，再依据这条明晰的思路写初稿。这种思路方法思路开阔，适用于理论性较强、内容丰富的公文写作。但要注意在围绕主旨定向控制下发散思维，不可漫无边际；要脑、手并用，认真记录，细心整理，反复提炼，精益求精。
（三）提纲法
这是公文中用得较多的思路方法。就是把整个文摘的思路成果，用文字列成提纲，较复杂的公文常采用这种方法。这有助于把问题想得更全面、更周到，避免遗漏，能使思路条理化、系统化，使公文的组织和结构更严谨，使落笔成文前的“蓝图”更稳定。提纲有详、略之分，一般宜细不宜粗，可以视不同公文、作者而定。
第一，粗纲。粗纲只显示内容的基本层次，或写出主要论点、论据或事件的基本脉络，或写出公文结构的大体“框架”。写粗纲也绝不可寥寥几笔，而要抓住公文的主干、主要方面或主要范围等内容。一般用序号来标明，有“一”、“（一）”、“1．”这三个层次，再分别列出大小标题，概括的重点语句等。
第二，细纲。细纲要写出层次、段落意思和过渡形式；要精要地引出层、段的主要内容。对于文字量较大的文章，细纲编写就更要细致。使用的序号一般要在四层以上，如“一、”、“（一）”、“1．”、“（1）”或根据需要再引出“第一”、“首先”等形式的序号。有的细纲就是文章的雏形，略加丰富和充实，就是一篇完整的文章。
提纲的拟写方法很多，可以个人思路拟定提纲；也可以几个人集体思考、讨论后一人执笔拟定提纲，这是群体思维的一种方式。提纲可分思路提纲、结构提纲。前者多采用图表式，旨在展示公文的思路，理清公文逻辑关系；后者多采用条文式，旨在表现公文的组织顺序，反映公文的结构雏形。无论采用哪种形式写提纲，都必须要增、删、调、补，不断修改，使之更臻完善。
提纲应包括标题（含文种）、主题、层次和段落的内容、顺序、整体的结构框架。编列提纲时，可以列要点，写出层次、段落大意；可以用缩记，即采取简缩形式，顺序用词、短语列出观点、材料要点；可以用文章编写式，即用词、句顺序地写出各层次、段落的内容摘要，等到提笔成文时，把这个详细提纲稍加连缀即可成文了。
三、思路的锻炼
公文结构是作者观察事物、分析问题的思维活动在正文里的反映，也是作者“思路”在公文中的表现。要搞好公文的结构，作者就要认真训练自己思维的逻辑性，不断锻炼自己的思路。
著名教育家、作家叶圣陶说过“作者思有路，遵路识斯真”（《语文教学二十韵》），并强调写作必须“注意思路的开展”，认为“这是基本功之一”。思维是一个连贯的思维活动过程，这一思维活动反映在公文里，就是古人所说的“意脉”，也就是现在人们常说的“脉络”。换言之，思路就是公文思维过程的“路子”，是思考的线索和踪迹。对于公文来说，其正文结构的好坏，主要取决于作者的思路是否清晰、严密。作者思路清晰，才能使公文脉络清楚；作者思路严密，才能使公文结构严谨。
怎样锻炼思路呢？锻炼思路的基本要求是：清晰、连贯、正确、周密。锻炼思路的方法有：
（一）加强思维活动条理性的训练
注意观察客观事物，认真分析各种问题，掌握事物的发展规律和内在联系，形成思想线索和头绪。对于一个问题一个事物的叙述分析或者由开始到结束，由原因到结果；或者由正面到反面，由局部到整体，总之要按照一定顺序进行，这才能将问题或事情说完整，说清楚。邓小平同志的《坚决打击经济犯罪活动》（《邓小平文选》第I卷，第403页）一文，先讲打击经济犯罪活动的重要性，再分析当前形势，强调提高认识的必要性，最后论述这场斗争的长期性和重要意义。要接照分析问题的逻辑顺序，由表及里，层层深入，努力把问题阐述得深刻透彻。
（二）锻炼思维的连贯性和周密性
客观事物彼此之间总是存在着某种内在的联系。我们在安排公文结构层次时，要找出材料之间的联系，把论点和论据之间，一个意思与另一个意思之间的关系说明白。看问题要全面，分析问题要中肯，回答问题要确切。一篇公文结构上的漏洞，往往是因为思考问题不够周密、严谨造成的。
（三）锻炼和提高分析、综合的能力
公文成文前，面对千头万绪的材料，要想做到条分缕析，就要把材料按类、按性质等划分开来，并注意区分不同的意思。相同的意思加以集中，相近的意思加以辨析，然后再对材料进行统筹安排。只有这样才能把握公文的重心，突出主题。
（四）努力养成编写提纲的好习惯
陶铸同志说过：“目的确定以后，最好先拟简单提纲”。按照提纲写稿子有许多好处，其一可以帮助你组织材料，其二可以使你想问题周到，其三可以避免一面想，一面写，跑题重复的问题。
提纲就好比事先设计好服装样式，然后再裁剪和缝制。编写公文结构提纲，就是帮助我们有条不紊地理清思路。一般情况下，提纲拟定后，在成文期间，根据有关需要，可对提纲作必要的调整，但一般总体上不必大动，以免出现文思混乱的现象。
（五）经常分析研究公文范例
阅读和分析范文，汲取有益的经验，能够加强思维逻辑性、条理性训练，迅速掌握常用公文结构的表现形式，起到举一反三的作用。
公文内容各异，文种繁多。不同种类的公文反映内容的角度、容量和表现方式等有所不同，因而也就有不同的结构形态。各文种之间表达程度的差异，在很大程度上取决于其结构的繁简或结构方式的变化。写作前要尽量多看一些同类型的范文，做一番分析研究，准确地掌握每一种文种的结构特征，恰当使用。以工作总结为例，其内容结构的安排顺序一般是：总结的名称、情况概述、成绩和缺点、经验和教训、存在问题和努力方向。在写作时必须按这一结构顺序进行，一般不要随意变动。这就是说，公文的结构安排具有确定性和程式性。但这种程式性并不等于程式化，不能将二者混同。
应当注意，有些文种不仅性质极其相近，而且在结构布局上也往往有相似之处。如不认真加以区分，就极易导致雷同，使结构趋于僵化、呆板。因此，撰写者必须加强学习，反复研读范文，准确掌握各类相近文种的特点和功能，认真区分其适用范围，并能做到恰当选用。
 
第六节  党政机关公文的格式和内容
 
一、党政机关规范性文件的主要种类
过去党的公文有14种：主要有决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。行政机关公文主要种类有13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。其中，党的机关公文和行政机关公文有9种是相同的，也是我们党政机关最常用的，分别是：决定、意见、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要。不同的也有9种，其中属于党的机关的有5种，即公报、指示、决议、条例、规定；属于行政机关的有4种，即：命令（令）、议案、通告、公告。
2012年4月16日，中央办公厅、国务院办公厅发布了《党政机关公文处理工作条例》，自2012年7月1日起施行，实现了党政机关公文的统一。新《条例》公布的党政机关公文主要有15个文种，合并了党政机关公文种类，废止了原《中国共产党机关公文处理条例》中的指示、条例、规定，并将原来的会议纪要改为了纪要。2012年9月15日省委办公厅、省政府办公厅印发了《条例实施办法》，对条例的相关规定进一步做了细化。
现就15种党政机关规范性公文文种，依次解释如下：
（一）决定
适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。决定与决议不同，制发决议的行为主体（制发机关）的层次比较高，而决定则不然。比如，《中共垦利县委垦利县人民政府关于表彰2011年度经济社会发展贡献者的决定》、《中共垦利县委垦利县人民政府关于表彰2009－2010年度固定资产投资先进工业企业的决定》。
（二）意见
意见的本意是人们对事物所产生的看法或想法。意见是党政机关对重要问题提出具有普遍指导意义的见解和处理办法、建议的一种公文形式。意见的指导性很强，有时是针对当时带有普遍性的问题发布的，有时是针对局部性的问题而发布的，意见往往在特定的时间内发生效力。既可以由一个机关发文，又可以由几个部门联合发文；既可独立成文，又可与别的文种搭配行文。既可以作为下级机关向上报的建议性意见，又可以用于上级机关向下发的指导性意见。
种类：规划性意见/实施意见/具体工作意见。
行文方式：上行，下行，平行文。
处理要求：上行文的，上级应该对报送的意见作出处理或给予答复；平行文的仅供对方参考；下行文的若是有明确要求的遵照执行否则参照执行。如：《中共垦利县委垦利县人民政府关于在全县深入开展“抢抓机遇率先突破在实施国家战略中跨越崛起”主题教育实践活动的实施意见》。上报的意见如建议批转，一般应配有请示。
（三）通知
适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。通知是一种带有指示性、部署性、周知性等多方面功能的公文。
通知种类较多，按其内容和功能，大体可划分为指示性通知(《县委办公室县政府办公室关于实行抗旱工作县级领导包镇、街道制度的通知》)、批示性通知、周知性通知(《中共垦利县委关于部分县直部门单位党委（党组）设置和调整的通知》)、联络性通知、会议通知(《关于召开全县经济工作会议的通知》)、任免通知(《关于XXX等同志任免职的通知》)等。通知可独立成文，也可与别的文种搭配行文。
　　通知的特点：
　　1.使用范围广。在各种法定公文中，通知的使用范围最广。
　　2.使用频率高。
3.时效性强。通知对时效性具有严格要求，它所传达的事项，往往要求受文者及时知晓或迅速办理。
（四）通报
用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。通报的特点：
1．告知性。
通报的内容，常常是把现实生活当中一些正反面的典型或某些带倾向性的重要问题告诉人们，让人们知晓、了解。
2．教育性。
通报的目的，不仅仅是让人们知晓内容，它主要的任务是让人们知晓内容之后，从中接受先进思想的教育，或警戒错误，引起注意，接受教训。这就是通报的教育性。这一目的，不是靠指示和命令方式来达到，而靠的是正、反面典型的带动，真切的希望和感人的号召力量，使人真正从思想上确立正确的认识，知道应该这样做，而不应该那样做。
3．政策性。
政策性并不是通报独具的特点，其他公文也同样具有这一特点。可是，作为通报，尤其是对表扬性通报和批评性通报来说，在这方面显得特别强一些。因为通报中的决定（即处理意见），直接涉及到具体单位、个人，或事情的处理，同时，此后也会牵涉到其他单位、部门效仿执行的问题。决定正确与否，影响颇大。因此，必须讲究政策依据，体现党的政策。
通报分类：
1．表彰性通报。
表彰性通报，就是表彰先进个人或先进单位的通报。这类通报，着重介绍人物或单位的先进事迹，点明实质，提出希望、要求，然后发出学习的号召。
2．批评性通报。
批评性通报，就是批评典型人物或单位的错误行为、不良倾向、丑恶现象和违章事故等的通报。
　　3．情况通报。
　　情况通报，就是上级机关把现实社会生活中出现的重要情况告知所属单位和群众，让其了解全局，与上级协调一致，统一认识，统一步调，克服存在的问题，开创新的局面。
这类通报具有沟通和知照的双重作用。如，《中共东营市委东营市人民政府关于2011年全市科学发展综合考核情况的通报》。
（五）报告
适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况和问题、提出建议以及回复上级机关的查询或交办事项时所用的一种陈述性公文。
报告有工作报告和情况报告，综合报告和专题报告，呈报性报告和转呈性报告，上复性报告和告知性报告，定期报告和临时报告等。
报告属于上行文。一般独立行文，无法与其他文种构成搭配关系。报告不能与请示混为一体，不能在报告中夹带请示内容。有的报告同下行文中的某些文件（如指示、通知等）构成相照应（或呼应）关系。因上级机关有指示或通知在先，要求将贯彻落实或被询问的有关情况向上级汇报，为此必须报告，于是二者构成了相照应的关系。如中共垦利县委、垦利县人民政府《关于贯彻落实全市经济工作会议情况的报告》。
（六）请示
请示是下级机关和组织向上级机关和组织请求指示、请求批准事项的一种公文形式。用于向上级机关请求指示、批准。
请示必须具备以下三个条件：
1.必须是下级机关向上级机关的行文。
2.请示的问题必须是自己无权作出决定和处理的。
3.必须是为己向上请决求准。
　　根据请示的不同内容和写作意图分为三类：
　　1.请求指示的请示。此类请示一般是政策性请示，是下级机关需要上级机关对原有政策规定作出明确解释，对变通处理的问题作出审查认定，对如何处理突发事件或新情况、新问题作出明确指示等请示。
　　2.请求批准的请示。此类请示是下级机关针对某些具体事宜向上级机关请求批准的请示，主要目的是为了解决某些实际困难和具体问题。
3.请求批转的请示。下级机关就某一涉及面广的事项提出处理意见和办法，需各有关方面协同办理，但按规定又不能指令平级机关或不相隶属部门办理，需上级机关审定后批转执行，这样的请示就属此类。
请示的基本特征：
一是行为内容的单一性。即一件请示公文中，只能提出请求就某一方面工作作指示、请求批准某件事项或请求解决某一个问题。如果请示几件事，则必须是与同一个问题密切相关的几个方面，同时还必须是受文机关能给予一次性批复和解决的，否则，上级机关便不好批复。如一个单位既请求解决编制问题，又请求增加经费，则不能将两者放在一起请示，因为两者是分属两个部门解决的问题。
二是行文关系的直接性。即下级机关只能按照隶属关系向直接的主管机关发文请示，不得向无隶属关系的机关发文请示。因为只有具有隶属关系的直接的主管上级机关，才有批复的资格和权力。一个请示只能主送一个主管的上级机关，不得多头请示，否则就可能造成责任不清，互相依赖或推诿，要么谁也不答复，要么重叠答复而且口径不一的后果，从而影响工作和相互之间的关系。
（七）批复
适用于答复下级机关请示事项。
批复的特点：
1、行文具有被动性
　　批复的写作以下级的请示为前提，它是专门用于答复下级机关请示事项的公文，先有上报的请示，后有下发的批复，一来一往，被动行文，这一点与其他公文有所不同。
　　2、内容具有针对性
　　批复要针对请示事项表明是否同意或是否可行的态度，批复事项必须针对请示内容来答复，而不能另找与请示内容不相关的话题。因此批复的内容必须明确、简洁，以利下级机关贯彻执行。
　　3、效用的权威性
　　批复表示的是上级机关的结论性意见，下级机关对上级机关的答复必须认真贯彻执行，不得违背，批复的效用在这方面类似命令、决定，带有很强的权威性。
　　4、态度的明确性
批复的内容要具体明确,不能有模棱两可的语言,使得请示单位不知道如何处理。
（八）函
函是指机关之间商洽工作、联系事项、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准事项所使用的公文。用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。简单地说，就是用于办公的信件。
由于函的灵活多用，作为上行文、下行文、平行文均可，一般多为平行文。
（九）纪要
适用于记载会议主要情况和议定事项。会议纪要正文一般由两部分组成。
　　（一）会议概况。主要包括会议时间、地点、名称、主持人，与会人员，基本议程。
（二）会议的精神和议定事项。常务会、办公会、日常工作例会的纪要，一般包括会议内容、议定事项，有的还可概述议定事项的意义。工作会议、专业会议和座谈会的纪要，往往还要写出经验、做法、今后工作的意见、措施和要求。
会议纪要有别于会议记录。二者的主要区别是：第一，性质不同：会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。会议纪要只记要点，是法定行政公文。第二，功能不同：会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。如《十二届县委第10次常委会议纪要》。
（十）决议
决议是记载经过会议讨论决定，并要求所属组织和成员个人贯彻执行的事项的一种公文形式。主要用于经会议讨论通过的重要决策事项。
标题格式大致有两种：一种是完整地写明发文机关、发文事由和文种三个组成部分；比如，《中国共产党第十七次全国代表大会关于十六届中央委员会报告的决议》。一种是不标发文机关，如党的十一届三中全会作出的《关于建国以来党的若干历史问题的决议》。决议一般没有落款。
决议一般分为公布性决议、批准性决议和阐述性决议三种类型。公布性决议是为公布某种法规、提案而写作的决议；批准性决议是肯定或否定某种议案的文件；阐述性决议是对某些重大结论的具体内容加以展开阐述的文件。
（十一）命令（令）

适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。命令必须严肃审慎，不能滥用，错用。据《中华人民共和国宪法》和《地方各级人民代表大会组织法》规定：中国人民代表大会常务委员会委员长、中华人民共和国主席、国务院总理、各部部长、各委员会主任可以发布命令。

1.发布令。发布法规，规章，规定，办法等；

2.行政令。戒严、动员、通缉令等；
3.嘉奖令。（只有嘉奖而不同决定中是奖惩，令是最高规格的嘉奖）
4.任免令。任免的国务院组成人员。
（十二）公报
适用于公布重要决定或者重大事项。是党政机关和人民团体公开发布重大事件或重要决定事项的报道性公文，是党和国家经常使用的重要文种。公报具有权威性、指导性和新闻性。分为以下类别：